روش های عملیاتی ارتقا فرایندها

امروزه با توجه به پیشرفت تکنولوژی و پیچیده شدن فرایندها، لازم است که سازمان‌ها به ارتقا عملکرد فرایندها بپردازند و این مفهوم را مدنظر قرار دهند.

استفاده از روش های عملیاتی ارتقا فرایندها، کارایی سازمان را افزایش داده و مشکلات موجود در روند کارها را کاهش می‌دهد. به همین دلیل نیاز است که سازمان‌ها در راستای بهبود  و ارتقا فرایندهای خود، تغییرات جدی را اعمال نمایند.

PEPI چیست؟

PEPI مخفف (Process of Enhancement Practical Implementation) است و روش‌ های عملیاتی ارتقا فرایندها شناخته می‌شود.

در سازمان‌ها فرایندهای مختلفی وجود دارد. برای پیشرفت و بهبود سازمان نیاز است، یک سری اقدامات و کارهای عملیاتی روی این فرایندها صورت گیرد تا بهتر و بهتر شوند. و در نتیجه بهره‌­وری کل سازمان ارتقا پیدا کند.

برای فائق آمدن به چنین نتیجه­‌ای نیاز است 5 مرحله‌ی زیر را به ترتیب انجام دهیم:

• افزایش تکانه
• عارضه‌یابی
• آرام آرام
• بازخورد
• همگرایی

که در ادامه به بررسی هر کدام از موارد زیر می پردازیم:

افزایش تکانه

افزایش تکانه اولین مرحله از روش های عملیاتی ارتقا فرایندها است. یکی از کارهایی که لازم است در سازمان شکل بگیرد زیرا در رشد و بهبود سازمان تاثیرگذار است، افزایش تکانه می باشد. که به عبارتی یعنی سازمان و افراد درون سازمان انرژی فردی و جمعی لازم برای رسیدن به اهداف سازمان را داشته باشند. و به نوعی یک جور جنب و جوش و انرژی جمعی در سازمان وجود داشته باشد. که برای دستیابی به چنین نتیجه­‌ای باید کارهای زیر انجام شوند:

• شناخت
• افزایش Engagement در سازمان

شناخت

در وهله­‌ی اول مدیر باید به شناخت درستی از مجموعه‌اش برسد تا بتواند متناسب با این شناخت برنامه‌های لازم را بچیند و با نیروهایش در رابطه با آن گفتگو کند.

که این شناخت در دو حوزه باید صورت بپذیرد:

• شناخت وضعیت موجود
• شناخت وضعیت مطلوب

شناخت وضعیت موجود

یعنی مدیر باید بداند که در این لحظه سازمانش در چه جایگاه و موقعیتی قرار دارد تا بتواند متناسب با آن استراتژی‌های لازم را بچیند.

بهترین تمرین برای شناخت وضعیت موجود رسم جدول SWOT می‌باشد.

شناخت وضعیت مطلوب

همچنین مدیر باید بداند که می‌خواهد سازمانش به کجا برسد و در چه جایگاهی قرار بگیرد.

بهترین تمرین برای شناخت وضعیت مطلوب مشخص کردن موارد زیر است:

• چشم انداز
• مامویت
• اهداف بلند مدت
• اهداف میان مدت

پس از اینکه مدیریت به طور دقیق متوجه شد که سازمانش در چه جایگاهی قرار دارد و وضعیت موجودشان چیست و همچنین دانست که وضعیت مطلوبشان چیست و به چه جایی می‌خواهد برسد؛ نوبت به آن می‌رسد که به نیروها و پرسنلش دو مورد زیر را بگوید:

?Where : یعنی به کارمندانش بگوید که به کجا می‌خواهیم برسیم !

?Why : چرا به اینجا می‌خواهیم برسیم !

اما نکته­‌ی مهم در این رابطه این است که ما باید به زبان خودشان اهدافمان را برایشان شرح دهیم. یعنی جوری بهشان بگوییم که آنها بدانند اگر سازمان به آن جایگاه برسد برای شخص او نیز مفید است و او هم به اهدافی که دارد زودتر می‌رسد. به عبارتی نیرو متوجه شود که رشد سازمان و رسیدنش به آن جایگاه برای خود او نیز خیلی مفید و ثمربخش است و سریعتر و بهتر می‌تواند به اهدافش برسد.

افزایش Engagement در سازمان

یکی از کارهایی که در سازمان باید انجام شود تا نیروها بخواهند در آن بمانند و فعال هم باشند، افزایش Engagement در سازمان می باشد. که برای دستیابی به این مهم، باید موارد زیر در آن وجود داشته باشد:

1. Get (گرفتن): سازمان باید به گونه‌ای باشد که نیرو بتواند چیزهایی را دریافت کند یعنی یک جورهایی برایش بماسد و ارزش داشته باشد که در سازمان بماند مثلا حقوق دریافت کند، مزایا دریافت کند و …
2. Give (ارائه دادن): سازمان باید به گونه‌ای باشد که نیرو چیزی برای ارائه دادن خودش و توانایی‌هایش داشته باشد نه اینکه نتواند خودش را بروز دهد. به عنوان مثال اگر فردی که تخصصش کامپیوتر است را بگذارند در بخش تعمیرات و مکانیک و … چون در راستای توانایی‌هایش نیست قطعا نمی‌تواند خودش را بروز دهد و این باعث می‌شود که Engagement اش پایین بیاید.
3. Belong (تعلق داشتن): سازمان باید به گونه‌ای باشد که فرد احساس تعلق خاطر به سازمان داشته باشد و به صورت کلی فرد سازمانش را دوست داشته باشد.
4. Grow (رشد کردن): سازمان باید به گونه‌ای باشد که نیرو بتواند در آنجا رشد کند و بزرگ شود وگرنه اگر نیرو بداند جایی برای رشد و پیشرفت ندارد نسبت به سازمان دلسرد می‌شود.

رعایت 4 مورد بالا در سازمان، باعث می‌شود که نیرو بخواهد که در سازمان بماند و حس نامزد بودن با سازمانش داشته باشد و بترسد از اینکه مبادا سازمان را از دست بدهم.

اکنون، که هم خود مدیر از وضعیت موجود و وضعیت مطلوبش آگاه شد و هم این که نیروها متوجه اهداف سازمان شدند و دانستند که می‌توانند در آن رشد کنند به گونه‌ای که در قبال رسیدن سازمان به هدفش آن‌ها نیز به اهدافشان می‌رسند، و از طرفی سازمان را به گونه­‌ای چیدیم که Engagement بالا برود، همین موارد تکانه را در سازمان بالا می‌برد.

عارضه­‌یابی

عارضه یابی دومین مرحله از روش های عملیاتی ارتقا فرایندها است. عارضه‌یابی یعنی ابتدا مشکلاتی که در سازمان وجود دارد را پیدا کنیم و سپس برای حل آن مشکلات برنامه‌ریزی کنیم. که شامل دو مرحله می‌باشد:

• یافتن عارضه
• برنامه ریزی

یافتن عارضه

یافتن عارضه به 3 طریق انجام می شود:

1. Observe (مشاهده کردن): در این روش خود مدیر با مشاهده کردن به صورت مستقیم، و دیدن روند انجام شدن کارها متوجه برخی عیب‌ها می‌شود و آن‌ها را پیدا می‌کند.
2. Mystery shopping (خریدار جاسوس): در این روش یک فردی که با مدیر هماهنگ است، خود را در نقش خریدار جای می‌زند، به محل کسب و کار می‌رود و اطلاعات کسب می‌کند. و اگر مشکلی در فرایندها باشد به اطلاع مدیر می‌رساند.
3. Role playing (نقش بازی کردن): در این روش مدیر خودش را در نقش مشتری قرار می‌دهد و از نیروهایش موارد مورد نیاز را می‌خواهد. به عنوان مثال می‌خواهد که محصولشان را به او بفروشند و اگر مشکلی در فرایند باشد، متوجه می شود.

پس از انجام دادن موارد بالا یک لیستی از مشکلات و مسائل مشخص می‌شود.

برنامه‌ریزی

پس از اینکه مشکلات را یافتیم حال نوبت آن است که برای حل آن‌ها برنامه ریزی کنیم. نکته‌ی مهم در برنامه‌ریزی این است که برای حل آن مشکل یک متولی و زمان دقیق مشخص کنیم تا بدانیم چه کسی مسئول حل این مسئله می‌باشد و تا چه زمانی باید این مسئله را حل کند.

آرام آرام

نکته­‌ی مهمی که در حل مشکلات باید در نظر بگیرید این است که نمی‌توان همه‌ی مشکلات را به یکباره حل کرد و نیاز است که به تدریج و کم کم مسائل حل شوند و عجله نداشته باشیم.

بازخورد

در هر سازمانی به هنگام ایجاد تغییری جدید، در ابتدای کار نیروها مقاومت می‌کنند و ساختار جدید را نمی‌خواهند اجرا کنند. برای حل این موضوع ما باید از قانون 21-90 استفاده کنیم، این قانون بدین معناست که مدیر باید 21 روز هر روز بابت آن تغییر از مسئولش گزارش بخواهد تا آن فرد جدی و مهم بودن قضیه را درک کند و پیگیرش باشد.

بعد از 21 روز پیگیری و جا افتادن آن تغییر در سازمان، پس از گذشت 90 روز می‌توان نتیجه­‌ی آن تغییر را در سازمان متوجه شد.

همگرایی

همگرایی یعنی انسجام؛ که این انسجام در 2 مورد باید انجام شود:

• همگرایی در تیم
• همگرایی در کمپین فروش

که در ادامه به بررسی همگرایی در تیم می‌پردازیم.

همگرایی در تیم

ما باید کاری کنیم که تیم انسجام داشته باشد و برای این کار باید موارد زیر اجرا شود:

1. استراتژی: یعنی تیم باید بداند که از چه مسیری و به چه طریقی باید به اهدافش برسد.
2. واضح بودن شرح وظایف و مسئولیت‌ها: هر یک از افراد تیم باید به طوردقیق بدانند که وظیفه شان چیست و چه کاری باید انجام دهند.
3. ارتباطات: یعنی تمام اعضای تیم با هم در ارتباط باشند و تیم به صورت جزیره‌ای فعالیت نکند.
4. چابکی: تیم باید چابک باشد، اگرکاری باید انجام شود به سرعت آن را انجام دهند و لفتش ندهند.
5. رهبر موثر: تیم باید دارای رهبر باشد که بتواند تیم را به طور موثر هدایت کند.

وقتی این 5 عامل در تیم رعایت شود تیم انسجام پیدا می‌کند و به عبارتی همگرا می‌شود.

زمانی که ما تمامی کارهایی که ذکر شد را انجام دهیم (1- افزایش تکانه 2- عارضه‌یابی 3- آرام آرام 4- بازخورد 5- همگرایی) به مرور فرایندهای سازمانمان بهبود می‌یابند و در نتیجه سازمان رشد می‌کند.

جمع بندی

روش های عملیاتی ارتقا فرایندها، پیاده سازی و اجرای یک سری راهکارها برای افزایش عملکرد در سازمان است. استفاده از این روش‌ها، بهترین و مطمئن‌ترین راه برای بهبود فرایندها و حفظ جایگاه سازمان در فضای رقابتی امروز می‌باشد.

لازم به ذکر است که این راهکارها با توجه به نوع سازمان و زمینه کاری آن‌ها متفاوت است و نتایج گوناگونی را به همراه دارد.

هر سازمان با توجه به نوع فعالیت خود نیاز است که هر چند ماه یک بار به بازبینی فرایندهای خود بپردازد. گروه مشاورین کسب و کار موج مثبت می‌توانند در این زمینه تجربه‌های خود را اختیار شما بگذارند و در این مسیر شما را همراهی کنند.

نوشته شده توسط سید علی غلمانی