نقش تفویض اختیار در سیستم سازی کسب و کار
با شنیدن کلمه سیستم چه چیزی به ذهنتان می‌رسد؟
سیستم ایمنی بدن، سیستم حسابداری، سیستم انبار، سیستم عصبی، سیستم آبرسانی، سیستم حفاظتی و…
همه این سیستم‌ها، یک سری اجزا هستند که در کنار هم قرار گرفته‌اند، باهم کار می‌کنند، و یک خروجی ارائه می‌دهند.
مثل خون‌رسانی در بدن که رگ، قلب و… اجزای سیستم خون‌رسانی هستند و باهم کار می‌کنند تا خون به تمام نقاط بدن برسد و خروجی کار، رساندن خون به اجزای بدن است.
صاحبین کسب و کار و معمولا کسانی که سابقه زیادی در کار خود دارند، دوست دارند که همه کارها را خودشان انجام بدهند، چون فکر می‌کنند هیچکس نمی‌تواند به خوبی خودشان، کار را انجام دهد و واگذار کردن کار برای آن‌ها سخت است.
با وجود این مسئله، درگیری آن‌ها خیلی زیاد است و بیشترین انرژی خود را صرف کار و تصمیمات کوچک یا به اصطلاح کارهای کارمندی که قابل واگذاری هست، می‌کنند و تایم خالی برای فکر کردن به تصمیمات بزرگ تر یا کارهای شخصی خود را ندارند.
سیستم سازی لازمه هر کسب و کار است، چون باعث ایجاد نظم، کاهش خطای انسانی و رسیدن به دستاوردها می‌شود. همچنین به رشد کسب و کارها و کارکنان هم کمک می‌کند. براساس مطالبی که در بالا بیان کردیم سیستم‌سازی هم از اجزای متعددی تشکیل شده است که تفویض اختیار یکی از اجزای آن است. این مبحث در دوره سیستم سازی که آموزشگاه فروش و بازاریابی موج مثبت برگزار می‌کند به صورت کامل آموزش داده می‌شود.
تفویض اختیار چیست؟
تفویض اختیار، به معنای واگذار کردن کار یا دادن بخشی از اختیار خود به فرد دیگر است.
مدیر یک کسب و کار با تفویض اختیار می‌تواند، تایم بیشتری را به گسترش کسب و کار و کارهای شخصی خود اختصاص دهد.
چطور تفویض اختیار انجام دهیم؟
ابتدا باید عارضه‌ها رو شناسایی کنیم. با نوشتن روتین روزانه خود و فعالیت‌هایی که در طول روز انجام می‌دهیم، می‌توانیم باگ کاری خود را پیدا کنیم. کدام از فعالیت‌هایی که انجام می‌دهیم وقت بیشتری از ما می‌گیرد؟ از بین چیزهایی که نوشتیم کدام کارها کارمندی و قابل واگذاری است؟ کدام کارها نیاز به تصمیم‌گیری دارد؟
انجام دادن همه کارها توسط مدیر یا سرپرست هر قسمت، باعث سرشلوغی، بی‌نظمی و بدقولی می‌شود. برای اینکه همچین مسائلی پیش نیاید باید کارهای کوچک را به فرد رده پایین‌تر از خود واگذار کرده و یک متولی، برای پیگیری انجام کارها مشخص کنیم. این کار به سادگی قابل انجام نیست و نیاز است آگاهی کاملی نسبت به موضوع واگذاری کارها به دیگران داشته باشیم تا در مسیر کسب و کار خود به مشکل نخوریم. آموزش و مشاوره کسب و کار یکی از کارهایی است که در این میان می‌توان انجام داد تا با کمترین خطا از این مرحله عبور کنیم. در این راستا مشاورین کسب و کار آموزشگاه موج مثبت می‌توانند شما را همراهی کنند تا تفویض اختیار را به صورت اصولی در سازمان خود پیاده کنید.
واگذار کردن کارهای کارمندی و کوچک 8 مرحله دارد:
1- کار، زود بازده، تکراری وساده باشد.
کاری باشد که اگر فرد در آن دچار اشتباه شد، امکان اصلاح باشد.
2- انتخاب فرد مناسب
شخصیت فرد با مسئولیتی که به آن واگذار می‌کنیم باهم تطابق داشته باشند، تا بتواند از پس کار برآید.
3- تفویض اختیار تدریجی
تفویض اختیار باید به صورت کم کم یا تدریجی صورت بگیرد. اگر کار را، به آدم مورد اعتماد خود می‌سپارید، در مرحله اول، نباید آن مسئولیت سنگین باشد، چون امکان اینکه نتواند کار را به درستی انجام دهد، زیاد است و باعث سوختن آن مهره خوب می‌شود.
4- تهیه دستورالعمل و بیان انتظارت
توضیح کامل نحوه انجام کار، در جهت دستیابی به نتیجه مطلوب
5- توضیح به شما
همه توضیحات ما را دوباره بازگو کند، بعد از آن برای انجام کار، کنارش باشیم تا کار را به درستی و به کمک ما انجام دهد.
6- تعریف معیار سنجش و نظارت مستمر
اینکه فرد دقیقاً بداند چه انتظاری داریم و فعالیت‌هایی که انجام می‌دهد، براساس چه معیارها و شاخص‌هایی سنجیده می‌شود و انتظار ما از خروجی کار چیست.
7- دادن اختیار
تا حدودی اختیار کار را به خودشان بسپارید و اجازه دهید تصمیم گیری‌های کوچک را خودشان انجام دهند، تا هرروز سوال‌های تکراری پرسیده نشود.
8- تامین منابع لازم
اگر به آموزش یا ابزار خاصی برای انجام کار نیاز دارند، در اختیارشان بگذارید.
چه تصمیماتی رو واگذار کنیم؟
یک سری تصمیمات بزرگ و مهم، کارهای محرمانه، چیدن استراتژی و یا مسئولیت سنگین قابل واگذاری نیست.
سوالاتی که بیشتر پرسیده می‌شود را می‌توانیم در قالب یک لیست، در اختیار کارمندانمان قرار دهیم یا نحوه پاسخ به سوالات را به آن‌ها آموزش دهیم تا دیگر برای تصمیم‌گیری‌های کوچک و یا سوالات پرتکرار به ما (مدیر) مراجعه نکنند.
افزایش بهره‌وری با تفویض اختیار
در شروع تفویض اختیار گفته شد، سیستم‌سازی از اجزایی تشکیل شده که یک سری ورودی و خروجی دارد، که نتیجه کار را ارائه می‌دهد.
بنظر شما خروجی کسب و کار چیست؟
رسیدن به سود بیشتر، نسبت به ورودی
تفویض اختیار یکی از راه‌هایی است که باعث افزایش بهره‌وری می‌شود و در جهت رسیدن به سود بیشتر به ما کمک می‌کند.
بهره‌وری یعنی، ورودی چی دادی؟ در خروجی کار چه چیزی دریافت کردی؟
ورودی یک کسب و کار، مشتری، کارمندان و خودمان هستیم و خروجی، کسب وکار هم همانطور که در قسمت بالا گفته شد رسیدن به سود بیشتر است.
برای مثال، اسنپ چطور روی بهره‌وری کار کرد؟
آژانس؛ مسافتی را برای سوار کردن مسافر، خالی طی می‌کرد، تا مسافر را سوار کند و دوباره مسافتی را بعد از پیاده کردن مسافر خالی برمی‌گشت. ولی اسنپ با همان یک راننده و یک ماشین، می‌تواند چند مسافر را در مسیر‌های مختلف جا‌به‌جا کند.
جمع‌بندی
در نگاه کلی تفویض اختیار باعث می‌شود درگیری‌ها وسرشلوغی‌های خود را کمتر کنیم و بهره‌وری را افزایش دهیم. با آموزش سیستم‌سازی و یادگیری مبحث تفویض اختیار، هم باعث رشد کسب و کار خود می‌شویم و هم به پیشرفت کارمندانمان کمک می‌کنیم. با این کار دلبستگی نیروها نسبت به مجموعه بیشتر می‌شود و با علاقه بیشتری کار می‌کنند.
